CHarte de vie privée

Version du 24 octobre 2024

1 Quel service proposons-nous ? Qui sommes-nous ?

La présente Charte de protection des données à caractère personnel (ci-après la « Charte ») concerne les données à caractère personnel traitées dans le cadre des services que Nous proposons, à savoir des analyses d’échantillons d’animaux (le « Service »).

Le Service est fourni par LIMSVET (ici désignée par « Nous » ou les termes « Notre », « Nos », etc. ) :

SRL LIMSVET
Fond des Més, 5/3, Tour F
1348 Ottignies Louvain-la-Neuve
N° B.C.E. 1009.906.986
info@limsvet.be

Il en découle que les personnes dont nous sommes susceptibles de traiter les données sont :

- nos Clients personnes physiques, c’est-à-dire des vétérinaires utilisant le Service ;

- les Collaborateurs, c’est-à-dire des vétérinaires travaillant au sein de nos Clients personnes morales utilisant le Service, c’est-à-dire des structures de vétérinaires ;

- toute personne qui nous contacte ;

- vous : indistinctement, nos Clients personnes physiques, les Collaborateurs, toute personne qui nous contacte ;

- en revanche, si vous êtes le propriétaire d’un animal, non Client, et que vos données sont traitées par votre vétérinaire au moyen, entre autres, de notre Service, veuillez vous adresser à votre vétérinaire pour recevoir toute l’information sur le traitement de vos données. Votre vétérinaire est en effet le responsable du traitement de ces données. Nous agissons comme sous-traitant de votre vétérinaire au sens du RGPD.

Notre préoccupation première est de traiter Vos données à caractère personnel avec le plus grand soin et d’en assurer le meilleur niveau de protection conformément au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD ») et à la loi nationale applicable en cette matière.

La présente Charte Vous informe sur :

- les données à caractère personnel que Nous recueillons sur Vous et les raisons de ce recueil ;

- la manière dont Nous utilisons Vos données à caractère personnel;

- les droits dont Vous disposez sur Vos données à caractère personnel et les moyens de les exercer.

Un lexique des principaux termes légaux utilisés dans la présente Charte est disponible ci-dessous.

2 Pourquoi traitons-Nous Vos données et sur quels fondements ?

Nous traitons les données en tant que responsable de traitement, pour les finalités et sur les fondements décrits ci-dessous.

2.1 Les finalités qui concernent plus spécifiquement les Clients personnes physiques

Finalité 1
Exécution du contrat conclu entre le Client personne physique et Nous

Fondement juridique
L’exécution d’un contrat qui nous lie (article 6.1.b du RGPD).

2.2 Les finalités qui concernent plus spécifiquement les Collaborateurs

Finalité 2
Exécution du contrat conclu entre le Client personne morale et Nous

Fondement juridique
Nous avons un intérêt légitime à collecter et à utiliser Vos données pour exécuter le contrat conclu entre Nous et l'un de nos Clients personnes morales (article 6.1.f du RGPD).

2.3 Les finalités communes à l’ensemble des personnes concernées par nos traitements

Finalité 3
La gestion administrative et financière

Fondement juridique
Si Nous sommes liés à Vous par un contrat : L’exécution d’un contrat (article 6.1.b du RGPD).

Si Nous sommes liés, par contrat, à une personne morale dont vous êtes Collaborateur : nous avons un intérêt légitime à collecter et à utiliser Vos données pour exécuter le contrat conclu entre Nous et l'un de nos Clients personnes morales (article 6.1.f du RGPD).

Le traitement est nécessaire pour respecter les obligations légales auxquelles nous sommes soumis (article 6.1.c du RGPD)

Finalité 4
La gestion des litiges

Fondement juridique
Si Nous sommes liés à Vous par un contrat : L’exécution d’un contrat (article 6.1.b du RGPD).

Nous avons également un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel en vue de défendre nos intérêts, notamment mais pas exclusivement dans le cadre de contestations ou d'actions en justice (article 6.1.f du RGPD).

Finalité 5
La gestion des demandes d’information

Fondement juridique
Nous avons un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel dès lors qu’elles nous permettent de répondre aux demandes et/ou questions reçues (article 6.1.f du RGPD).

Il peut s’agir aussi de traitements nécessaires aux mesures précontractuelles (article 6.1.b du RGPD).

3 Quelles catégories de données traitons-nous ?

Nous détaillons ci-dessous les données à caractère personnel que Nous recueillons ou traitons ainsi que la raison du traitement.

Données d’identification ==> Toutes les finalités sont concernées
Données partagées lors d’échanges ==> Toutes les finalités sont concernées
Données financières ==> Les finalités 1 et 3 sont concernées
Toutes les catégories de données provenant des différentes finalités et nécessaires à la gestion des litiges ==> Les finalités 4 sont concernées
Informations relatives à la structure dans laquelle la personne concernée travaille, numéro d’inscription à l’ordre ==> Les finalités 1 et 2 sont concernées

4 Avec qui partageons-Nous Vos données à caractère personnel ?

Afin de poursuivre les finalités reprises ci-dessus, Nous confions certaines tâches de traitement à des sous-traitants. Nous pouvons également communiquer Vos données à des prestataires et/ou partenaires qui peuvent intervenir dans le cadre des traitements de données à caractère personnel susvisés et peuvent ainsi avoir accès à Vos données à caractère personnel.

Sous-traitant/prestataire de service ou autre tiers concerné par le partage de Vos données à caractère personnel

Lieu(x) d’implantation du sous-traitant/prestataire de service ou autre tiers

Prestataires de services d’hébergement ==> implantés en UE et aux Etats-Unis
Banques, courtiers, avocats, comptables ==> implantés en UE
Prestataires de services de backup ==> implantés en UE
Maintenance de l’application ==> implantés en UE
Transporteurs d’échantillons ==> implantés en UE

Nous pouvons modifier la liste de Nos sous-traitants pour en ajouter ou en supprimer, en veillant à ce que le recours à des sous-traitants ne Nous mette pas en situation de ne pas pouvoir honorer nos engagements.

5 Combien de temps conservons-Nous Vos données à caractère personnel ?

Nous avons défini des critères concernant la durée de conservation des Données à caractère personnel des personnes concernées. Cette durée varie selon différents objectifs et doit tenir compte des éventuelles obligations légales ayant pour objet de conserver certaines de ces Données.

Nous conservons les comptes annuels, toutes les pièces comptables et les justificatifs y afférents pendant sept ans à partir de la clôture de l'exercice comptable concerné. En cas de contestation, de recours ou d'action en justice, ce délai est prolongé pendant le temps nécessaire à l'aboutissement des procédures.

Nous conservons les états financiers annuels, tous les documents comptables et les pièces justificatives y afférentes pendant une période de sept ans à compter de la clôture de l'exercice comptable concerné. En cas de litige, de recours ou d'action en justice, cette période est prolongée pour la durée nécessaire à l'aboutissement de la procédure.

Pour toutes les données que nous traitons en vue de l'exécution d'un contrat avec Vous ou l'entité pour laquelle vous travaillez, nous conservons les données pendant une période de dix ans à compter de la fin de la relation contractuelle.

6 Sécurité

Nous avons développé des règles de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé des Données.

7 Quels sont les droits dont Vous disposez sur Vos données à caractère personnel ?

Nous souhaitons Vous informer de la manière la plus claire possible des droits dont Vous disposez sur Vos données à caractère personnel.

7.1 Le droit d’accès

Vous pouvez accéder à l’ensemble des informations suivantes concernant :

- Les catégories de données à caractère personnel que Nous recueillons sur Vous ;

- Les raisons pour lesquelles Nous les utilisons ;

- Les catégories de personnes auxquelles Vos données à caractère personnel ont été ou seront communiquées et en particulier les personnes qui se situent en dehors de l’Europe ;

- La durée de conservation de Vos données à caractère personnel dans Nos systèmes ;

- Votre droit de Nous demander de corriger, d’effacer Vos données à caractère personnel ou de limiter l’utilisation que Nous faisons sur Vos données à caractère personnel et du droit de Vous opposer à cette utilisation,

- Votre droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité européenne de protection des données ;

- Des informations concernant leur source lorsque Nous ne recueillons pas Vos données à caractère personnel directement auprès de Vous ;

- La manière dont Vos données à caractère personnel sont protégées lorsque celles-ci sont transférées vers des pays hors de l’Europe.

7.2 Le droit de rectification

Vous pouvez Nous demander de corriger et/ou de mettre à jour Vos données à caractère personnel.

7.3 Le droit à l’effacement

Vous pouvez Nous contacter à tout instant pour Nous demander de supprimer les données à caractère personnel que Nous traitons sur Vous, si Vous Vous trouvez dans l’un des cas suivants :

- Vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des raisons pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière ;

- Vous avez retiré votre consentement sur lequel est fondé un traitement de Vos données à caractère personnel effectué par Nous ;

- Pour une raison qui Vous est propre, Vous considérez qu’un des traitements poursuivis porte atteinte à votre vie privée et Vous cause un dommage excessif ;

- Vous ne souhaitez plus recevoir de sollicitations commerciales de notre part;

- Vos données à caractère personnel ne sont pas traitées conformément au GDPR et à la loi belge ;

- Vos données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union européenne ou par le droit national auquel Nous sommes soumis.

Toutefois, il se peut que Nous ne puissions pas faire droit à votre demande. En effet, il faut de garder à l’esprit que ce droit n’est pas absolu. Nous nous devons de l’équilibrer avec d’autres droits ou valeurs importantes, tels que la liberté d’expression, le respect d’une obligation légale à laquelle Nous sommes soumis ou des motifs d’intérêt public importants.

7.4 Le droit à l’oubli numérique

Il se peut que Notre Site contienne des données à caractère personnel Vous concernant. Si Vous ne souhaitez plus qu’elles y apparaissent, Vous pouvez Nous demander de les supprimer si Vous Vous trouvez dans l’un des cas suivants :

- Vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des raisons pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière ;

- Vous avez retiré votre consentement sur lequel est fondé un traitement de Vos données à caractère personnel effectué par Nous ;

- Pour une raison qui Vous est propre, Vous considérez qu’un des traitements poursuivis porte atteinte à votre vie privée et Vous cause un dommage excessif ;

- Vous ne souhaitez plus recevoir de sollicitations commerciales de notre part ;

- Vos données à caractère personnel ne sont pas traitées conformément au GDPR et à la loi belge ;

Toutefois, il se peut que Nous ne puissions pas faire droit à votre demande de droit à l’oubli. En effet, il faut garder à l’esprit que ce droit n’est pas absolu. Nous nous devons de l’équilibrer avec d’autres droits ou valeurs importantes, tels que la liberté d’expression, le respect d’une obligation légale à laquelle Nous sommes soumis ou des motifs d’intérêt public importants.

7.5 Le droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de Nous demander la limitation de Vos données, c’est-à-dire le marquage (par exemple, un déplacement temporaire de Vos données vers un autre système de traitement ou un verrouillage de Vos données les rendant inaccessibles) de Vos données à caractère personnel enregistrées, en vue de limiter leur traitement futur.

Vous pouvez exercer ce droit lorsque :

- l’exactitude des données en question est contestée ;

- Vos données à caractère personnel ne sont pas traitées conformément au GDPR et à la loi belge ;

- les données ne sont plus nécessaires pour atteindre les finalités initialement prévues mais ne peuvent pas encore être supprimées pour des raisons juridiques (notamment pour la constatation, l'exercice ou la défense de Vos droits en justice) ;

- la décision relative à votre opposition au traitement est en cours.

En cas de limitation du traitement, Vos données à caractère personnel ne feront plus l’objet d’un quelconque traitement sans votre accord préalable, à l’exception de leur conservation (stockage).

Vos données à caractère personnel pourront néanmoins encore être traitées pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne morale ou physique, ou encore pour des motifs importants d'intérêt public dans l’Union ou l’État membre.

En cas de limitation du traitement de certaines de Vos données à caractère personnel, Nous Vous tiendrons informé du moment auquel la mesure sera levée.

7.6 Le droit d’opposition

Vous pouvez Vous opposer à l'usage de Vos données à caractère personnel à des fins de sollicitations commerciales, et en particulier, des actions publicitaires.

Vous avez le droit de Vous opposer à ce que Nous traitions Vos données à caractère personnel si pour une raison qui Vous est propre, Vous considérez qu’un des traitements poursuivis porte atteinte à Votre vie privée et Vous cause un dommage excessif.

Vous ne pouvez par contre en aucun cas Nous empêcher de traiter Vos données :

- si le traitement est nécessaire pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat ;

- si le traitement a été imposé par la loi ou un règlement ;

- si le traitement est nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Toutefois, il se peut que, pour d’autres raisons, Nous ne puissions faire droit à votre demande. Bien sûr, dans ce cas Nous Nous assurerons de Vous apporter une réponse la plus claire possible.

7.7 Le droit à la portabilité

Ce droit Vous offre la possibilité de maîtriser plus facilement Vous-même Vos données à caractère personnel et plus précisément :

- de récupérer Vos données à caractère personnel qui sont traitées par Nous, pour Votre usage personnel, et de les stocker sur un appareil ou un cloud privé par exemple.

- de transférer Vos données à caractère personnel depuis chez Nous vers une autre société, soit par Vous, soit directement par Nous, sous réserve que ce transfert direct soit « techniquement possible ».

Ce droit vise tant Vos données déclarées activement et consciemment telles que les données que Vous fournissez (ex. les données d’identification personnelles) que les informations que Nous collectons.

A l’inverse, les données à caractère personnel qui sont dérivées, calculées ou inférées à partir des données que Vous avez fournies sont exclues du droit à la portabilité car elles sont créées par Nous.

Toutefois, Vous devez savoir que Nous sommes en droit de refuser votre demande de portabilité. En effet, ce droit s’applique seulement aux données à caractère personnel fondées sur votre consentement ou l’exécution d’un contrat conclu avec Vous (pour connaître précisément les données à caractère personnel qui peuvent faire l’objet du droit à la portabilité : voyez la partie finalités et fondements). De même ce droit ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers, dont les données se trouveraient dans les données transmises suite à une demande de portabilité.

7.8 Le retrait du consentement

Dans les cas où le traitement repose sur le consentement, Vous avez le droit de retirer Votre consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

8 Comment exercer Vos droits ?

Pour toute demande, il Vous suffit de Nous adresser un email ou un courrier postal (voir les coordonnées ci-dessus).

Il est important d’indiquer le droit que Vous souhaitez exercer, les raisons qui motivent Votre demande, et de joindre une copie recto/verso de Votre carte d’identité. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse.

Nous disposons d'un délai d’un (1) mois pour répondre à Votre demande, augmenté de deux (2) mois supplémentaires en cas de demande nécessitant des recherches approfondies ou dans le cas où Nous recevrions un nombre de demandes trop importantes.

Toutefois, il se peut que Nous ne puissions pas faire droit à Votre demande. Bien sûr, dans ce cas Nous Nous assurerons de Vous apporter une réponse la plus claire possible.

9 Vos données à caractère personnel sont-elles transmises à l’étranger ?

Pour les nécessités de certains traitements, certaines données sont transférées dans l’Espace Economique Européen.

Au sein de l’Espace Economique Européen, sachez que les données à caractère personnel bénéficient du même niveau de protection.

Nous ne transférons pas les données en dehors de l’Europe.

10 Nous contacter ? Introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données ?

Vous avez une question ou bien une suggestion concernant la présente Charte ? N’hésitez pas à Nous en faire part en Nous contactant par email ou via un courrier postal (voir les coordonnées ci-dessus). Nous Vous lirons avec attention et Nous Vous répondrons dans les meilleurs délais.

Vous estimez que Nous ne protégeons pas suffisamment Vos données à caractère personnel ? Nous Vous invitons à Nous contacter directement. Sachez également que Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité belge de protection des données :

- Par courrier postal : Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles

- Par e-mail : contact@apd-gba.be

11 Comment savoir si la présente Charte a été modifiée ?

La présente Charte peut être modifiée à tout moment, notamment pour tenir compte d’éventuelles modifications législatives ou réglementaires et de l’évolution de nos services.

Nous Vous encourageons à consulter régulièrement cette Charte pour savoir comment Nous protégeons Vos données à caractère personnel.

Date de la dernière modification : 24 octobre 2024

12 Lexique des principaux termes légaux utilisés dans la présente Charte

“Donnée à caractère personnel”

Définition prévue par le GDPR :

Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, (ci-après dénommée "personne concernée"); est réputée être une "personne physique identifiable" une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Explications des termes en langage usuel :

Tous types d’informations qui se rapportent à une personne physique, c’est-à-dire à un individu, identifiable directement ou indirectement, en tant que personne distincte d’autres personnes.

Par exemple : un nom, une photo, une empreinte, une adresse mail, un numéro de téléphone, un numéro de sécurité sociale, etc.

“Traitement”

Définition prévue par le GDPR :

Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

Explications des termes en langage usuel :

Toute utilisation de données à caractère personnel, quel que soit le procédé utilisé (enregistrer, organiser, conserver, modifier, rapprocher avec d'autres données, transmettre, etc. des données à caractère personnel).

Par exemple : l’utilisation de Vos données à des fins d’exécution du contrat, d’envoi de communications de l’A.S.B.L.

“Responsable de traitement”

Définition prévue par le GDPR :

La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

Explications des termes en langage usuel :

La personne, l'autorité publique, la société ou l'organisme qui exerce la maîtrise de Vos données et qui décide de toute utilisation de celles-ci. C’est lui qui décide de créer ou de supprimer un traitement et détermine pourquoi Vos données seront traitées et à qui elles seront transmises. Il est le principal responsable du respect de la protection de Vos données.

“Sous-traitant”

Définition prévue par le GDPR :

La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Explications des termes en langage usuel :

Toute personne, physique ou morale, qui exécute des tâches de traitement sur les instructions et sous la responsabilité du responsable de traitement.